Avtalsröra kan hota ditt företags existens

Debatt
PUBLICERAD:
I många företag är avtalen digitaliserade i betydelsen skannade och lagrade på en server i ett klassiskt mappsystem, skriver Martin Hjelte.
Foto: Staffan Löwstedt / SvD / TT
Med en orolig omvärld med sanktioner och snabbt ändrade affärsförhållanden är det mer aktuellt än någonsin att man ser till att ha företagens avtal i en digitaliserad lösning, skriver Martin Hjelte.

Vi lever just nu i en orolig tid och beredskapen är högre än någonsin i Sverige. För alla organisationer och företag innebär det förstås många saker. Inte minst att se över sådant man i en mer harmonisk tid kanske tar för givet. Ett exempel på en sådan sak är alla tecknade och gällande avtal som är viktiga för att verksamheten ska kunna bedrivas.

I många företag är avtalen digitaliserade i betydelsen skannade och lagrade på en server i ett klassiskt mappsystem. I förvånansvärt många stora företag finns viktiga, gällande avtal fortfarande i pärmar.

Avtal och överenskommelser innebär ofta, digitaliserade eller inte, ett letande; Vilka avtal har vi? Var finns de? Finns de kvar efter en cyberattack? Hur länge – och för vad – gäller de? Vilka avtal skulle förlängas eller kanske rent av sägas upp? Hur ser våra avtal ut med företag som blivit sanktionerade i en konflikt? Svaret på dessa frågor är ofta tyvärr – ingen aning! Eller ”fråga ekonomiavdelningen”.

Det kan ha varit komplicerat nog när allt fanns i pärmar och digitaliseringen behöver inte ha gjort det enklare. Kanske blir det till och med mer komplicerat då avtal många gånger efter undertecknande sparas på olika platser beroende på vem eller vilken avdelning som hanterat frågan.

Den här avtalsröran, som präglar många företag, kan vid extrema situationer, händelse av exempelvis mobilisering, brand, explosioner, strejk eller myndigheters ingripande, äventyra hela företagets ekonomi och i värsta fall existens. Det finns i dag inga regler kring vad som ska ske om det blir omöjligt att uppfylla ett avtal.

I extrema fall kan man hänvisa till så kallad force majeure. Men för att med framgång kunna hänvisa till detta, måste avtalet innehålla en klausul som omfattar oväntade händelser som är omöjliga att undvika. Och då kommer nästa fråga – vilka avtal har vi som inkluderar en sådan klausul och vad omfattar den?

Kunskap om ingångna avtal är en stor fördel i alla sammanhang, kris eller inte, när en situation uppstår att den ena eller båda parter vill häva ett avtal. Den förpliktade för att komma ur avtalet och den berättigade för att få ersättning. I fallet force majeure brukar det stå att avtalet får sägas upp om hindret för fullgörandet består under en viss tid, exempelvis 30 dagar eller mer. Om inte den rätten nämns gäller den grundläggande principen att avtal ska hållas. Och den som inte håller sina avtal löper risken att få betala skadestånd.

En felbedömning här kan bli mycket kostsam, vilket gör att full insyn i alla företagets avtal vid alla tillfällen blir än viktigare. Det kan även vara lämpligt att inkludera friskrivningsklausul i företagets standardavtal.

Med en orolig omvärld med sanktioner och snabbt ändrade affärsförhållanden är det mer aktuellt än någonsin att man ser till att ha företagens avtal i en digitaliserad lösning, analog eller digital – för att säkra företagets existens även om en kris skulle uppstå.

Att rusta företaget mot extrema situationer är varje företagares ansvar.

Martin Hjelte

CPO och verksamhetsutvecklare, QNOVA

Detta är en åsiktsartikel och innehållet är skribentens eller skribenternas egna uppfattningar.