Bästa tipsen: Så får ni distansarbetet att fungera

Pandemin har bidragit till ett större fokus på medarbetarnas välmående. På värmländska Preactly står ett förebyggande hälsoarbete i fokus. En av de stora frågorna just nu är hur man kan hantera den nya tidens distansarbete.

Sedan två år tillbaka arbetar det värmländska startupbolaget Preactly med att förebygga ohälsa på svenska arbetsplatser. Genom digitala verktyg får organisationer och medarbetare insikt i hur deras arbetssituation ser ut, hur de påverkas av den och vad de behöver göra för att ta sig i önskad riktning.

– Vi är i ett uppbyggnadsskede, men vi ser en allt större efterfrågan. Corona bromsade upp vår lansering lite, men nu är det ett helt annat fokus på hur medarbetarna har det. I det moderna arbetslivet behöver vi jobba mer med förebyggande hälsofrågor. Välmående är komplext, säger Jeanette Köster, vd och en av grundarna till Preactly.

Vilka frågor ligger mest i tiden?

– Man tittar även allt mer på livet utanför jobbet, det som är vår fritid och livsstil. Det som företagshälsovården kanske gjorde vartannat år tidigare.

Mindre spontan feedback

Distansarbete och hur det påverkar människor är en annan stor fokusfråga.

– En del har fått det bättre. Möten blir kanske kortare och det läggs mindre tid på transporter. Samtidigt blir arbetet mer gränslöst och man tenderar att bli sittande länge. Många vill ha mer feedback, återkoppling och erkännande. Det är svårare att få det spontant när man inte springer på varandra, säger Jeanette Köster.

Många lyfter även situationen för de som inte kan välja att jobba hemma.

– Det kan skapa stor stress och oro kring att smittas.

Hur kan man underlätta för medarbetarna?

– Det är viktigt att ha ett bra informationsflöde. Att folk känner att de har den information de behöver för att känna sig delaktiga. Många önskar sig det nu.

De har sett att det finns två läger. De som trivs ganska bra med att jobba hemifrån och de som känner sig väldigt ensamma och isolerade.

– Det är verklige uppdelat om man tycker det är jättejobbigt eller jättepositivt. Det är många saker som påverkar, som vad man har för personlighet. Det är viktigt att undersöka upplevelsen hos medarbetarna. Vad som funkar bra och mindre bra avgör vilka insatser som behövs för att hjälpa till, säger Jeanette Köster.

Ökad ensamhet

Det som till en början handlade mycket om ergonomi, med bra skrivbord och stolar, har nu gått över mer på mående.

– Det är en utmaning att få en inblick i hur medarbetarna mår. Vissa medarbetare har tagit större ansvar och fått större engagemang genom ett förbättrat samarbete, beroende på ledarskap. Men många känner sig väldigt ensamma. Det finns mycket oro hos ledare över det här. Distansarbetet har inneburit både möjligheter och risker, säger Ulrica Berg Persson, kundansvarig säljare på Preactly.

Vilka är de största farorna?

– Mer stress och press, mer att göra och svårt att få kontakt med den man behöver input från.

Det finns även en risk för ökad livsstilsrelaterad ohälsa.

– Det blir mycket stillasittande och en risk att folk blir passiva. Vissa kommer inte ut på hela dagen. Och det kan vara svårt att hålla bra kostvanor hemma jämfört med på kontoret. Det blir även en ökad distansering och minskad social interaktion – speciellt om man inte har ett familjeliv, säger Jeanette Köster.

Hur motverkar man det här?

– Stanna upp och reflektera kring nuläget om du känner dig stressad. Vad funkar, och vad funkar inte? Vad vill jag göra något åt? Vad kan jag göra själv och vad behöver jag från organisationen? Håll dig aktiv.

Tydlighet allt viktigare

När det gäller ledarskap på distans är det enligt Ulrica Berg Persson viktigt med tydlighet.

– Att sätta tydliga mål och att vara tillgänglig är oerhört viktigt. Om chefen stänger in sig på sitt kontor är det inte framgångsrikt. Det är samma på distans, om du sitter upptagen och är rödmarkerad i möten är det svårt. Det handlar mycket om kommunikation och information, och att vara lyhörd. Det är en utmaning på distans. Ha korta möten med varje medarbetare. Följ upp, lyssna, prata, gör dig synlig. Finns där för medarbetarna så de känner sig sedda och uppskattade, säger hon.

I Handelskammarens senaste rapport ”Så mår företagen i Värmland” lyfts just utmaningen kring att få medarbetarna att må bra. Det som tidigare gjorts känns inte längre lika roligt och flera arbetsgivare flaggar för att det byggs upp en ”social skuld” där de måste jobba med teambuilding, som om alla var nyanställda, när de får ses igen.

– Det är svårt att förutse hur det kommer bli, och det finns stora skillnader mellan arbetsgrupper utifrån hur närvarande man varit och hur avstämningarna fungerat. Har gruppen blivit splittrad behöver man öka aktiviteten, säger Jeanette Köster.

"Alla behöver bidra”

Enligt Preactly finns det ett stort antal företagsledare som ser den här frågan som viktig och vill lägga kraft på den.

– Det är ledarens ansvar att initiera och stämma av medarbetarnas bild av nuläget. Är det tillräckligt socialt, har man tillräckligt med interaktion? Om inte, vad behövs och vad vill man ha mer av? Se till att ha tid att prata om annat än jobb och starta aktiviteter. Alla behöver vara med och bidra till att det blir det klimat man vill ha. Vi är varandras arbetsmiljö. Det blir inte bättre än vad vi alla bidrar till.

De vill även belysa vikten av delat ansvar kring delaktighet på arbetsplatsen.

– Det är ledarens ansvar, men medarbetarna behöver också våga ta kontakt, lyfta och kommunicera – även om det är lättare sagt än gjort. Försök tänka som förut och ha fika vissa tider för att ses och prata lite. Ha en kort avstämning på morgonen, ordna teamaktiviteter och luncher tillsammans, även om det är digitalt. Skapa forum. Det här är viktigt att tänka på, för det pratas om att det här är det nya normala, säger Ulrica Berg Persson.

Vad tror ni om framtiden?

– Det påverkar lönsamhet och produktivitet att arbeta med hälsa så frågan kommer bara få större fokus. Den yngre generationen har i större utsträckning en förväntan på att arbetsplatserna jobbar med det här, så det är nödvändigt att göra det för att vara en attraktiv organisation. Att vi kommer fortsätta arbeta mer på distans är också något vi ser. Ur ett samhällsperspektiv innebär distansarbete en helt annan miljöpåverkan, med färre bilar ute och åker. Man har mer familjetid när man slipper pendlingen och en del upplever en större frihet. Vi får höra från vissa arbetsgivare att medarbetare inser att det inte är aktuellt att behöva pendla två timmar om dagen framöver, säger Jeanette Köster.

– Kriser utvecklar oss som personer och organisationer. Nu har man sett att det går att jobba såhär. Den digitala kompetensen blir bättre och bättre. Vi har blivit mer flexibla. Man har även sett att det kan leda till ökad jämlikhet. Personer som tidigare inte sagt så mycket har kommit fram mer i det digitala rummet. Det har jämnat ut grupper. Och som företagare får man tänka på att det här blir en viktig del vid varumärkesbyggande och rekrytering. Hur ser möjligheterna till hemarbete ut? Hur får ni medarbetarna att må bra? Jobbar man med de här frågorna ökar möjligheterna att bli mer framgångsrik. Det är jag övertygad om, säger Ulrica Berg Persson.