Justitieombudsmannen, JO, utreder Arvika kommun efter misstankar om mörkläggning i form av raderade mejl och användning av privata mejladresser i samband med att en konsultrapport om Överförmyndarnämnden skulle släppas. Nu svarar Arvika kommun JO.
JO:s utredning bygger på en anmälan av visselblåsaren Lars-Olof Gävert. Justitieombudsmannen har efter att ha gått igenom anmälan beslutat att starta en utredning om Arvika kommuns mejlhantering i detta fall och har i samband med utredningen begärt in svar på sex frågor som berör den uppmärksammade mejlhanteringen.
– Vi svarar på JO:s frågor nu, jag har gjort ett förslag till svar som ska behandlas av kommunstyrelsen den 17 augusti, vilken är den instans hos oss som utformar det slutgiltiga svaret, säger kommundirektör Hans Karlsson.
Medger
Karlsson och Arvika kommun medger i sitt förslag till svar att privata mejladresser har använts i samband med att rapporten färdigställdes/släpptes, bland annat användes biträdande kommundirektör Anna Wikstrands privata mejladress. På frågan vad syftet var med att använda privata mejladresser svarar Karlsson så här:
– För att säkerställa att det var just ett utkast och inte en färdig rapport som skickades, om detta var rätt eller fel får JO ta ställning till. Utkast är inte en offentlig handling.
Men ett utkast måste man väl även kunna skickas via Wikstrands offentliga mejladress?
– Svaret är att det var för att säkerställa statusen på dokumentet, att det var ett utkast, sedan får JO ta ställning till om det var rätt eller fel.
Syfte
Bland annat vill JO även ha svar på i vilket syfte och i vilken omfattning anställda inom Arvika kommun använder privata e-postadresser i tjänsten. På den senare frågan får JO inget svar av Karlsson.
– Vi har ingen statistik på det men jag tror inte det är i någon större omfattning, svarar kommundirektören.
På denna fråga svarar Karlsson även att tjänstepersoner/förtroendevalda har ett ansvar om handlingen inkommer på privata mejladresser att värdera om handlingen hör till ett kommunalt ärende och om det är en allmän handling. Är det en allmän handling ska den diarieföras. Anställda och förtroendevalda ska följa kommunens riktlinjer vad gäller detta och hantera både arbetsmaterial och allmänna handlingar på ett korrekt sätt, säger han.
– Det här som kom till Wikstrand var ett utkast som inte var klart. När det sedan blev klart blev det en färdig handling och då diariefördes det.
Riktlinjer
När det gäller den kanske viktigaste frågan från Justitieombudsmannen, den om varför de aktuella mejlen raderades och frågan om vilket rättsligt stöd kommunen har för detta agerande hänvisar Karlsson till kommunens dokumenthanteringsplan att epost av ringa betydelse ska raderas omgående samt till riktlinjer för vilka handlingar som är offentliga.
– Det innebär att handlingar som inte är allmänna raderas och töms ur systemet löpande. Det finns begränsningar för lagring och epostanvändarna ska sköta sitt konto så att inte nya mejl hindras från att komma in i systemet på grund av kapacitetsproblem. Man ska se till att epostbrevlådan är så tom som möjligt helt enkelt.
Ni hävdar alltså att konsultrapporten både var av ringa betydelse och raderades för att epostsystemet inte skulle bli fullt?
– Jag gör ingen värdering av detta. Vi har svarat JO hur vi ser på frågan, detta var ett utkast, ingen färdig rapport, sedan får JO svara på hur de ser på det. Min epostlåda har räckt hittills i alla fall, säger Hans Karlsson.
Fotnot: Emir Tucek, it-tekniker på Arvika kommun, säger att personalens mejlbrevlådor som standard är 500 Mbit stora men att man håller på att införa ett nytt mejlsystem som har större kapacitet. Om det skickas en bild till en sådan mejlbrevlåda som är 1 mbit stor får det plats 500 mejl i den mejlbrevlådan. Textfiler är oftast mindre.
Tucek säger också att epost inte ska användas som lagringsalternativ utan som kommunikationssätt. Det som behöver sparas ska sparas i verksamhetssystemen.